Estelle Primeau
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Être un.e killer.euse du design thinking à distance !

10 minutes de lecture

Le design thinking, c’est QUOI ?

Le design thinking est une méthode d’innovation qui permet de bâtir ou d’améliorer un projet en se reconnectant aux besoins des utilisateurs.trices pour qui l’on crée. C’est une approche créative durant laquelle l’équipe va explorer, co-créer puis recueillir des avis sur la solution prototypée. Une méthode éprouvée que l’on adore pour tester le marché rapidement sans gaspiller des mois de conception et de développement.

À l’agence, cela fait maintenant 5 ans que nous avons adopté cette méthode pour adapter les solutions de nos client.e.s. aux réels besoins de leurs utilisateurs.trices.

Jusqu’à présent, Coralie et moi (nous sommes les deux facilitatrices de l’agence) avons toujours pris beaucoup de plaisir à concevoir et à animer ces ateliers en présentiel. Alors lorsque le coronavirus s’est dangereusement manifesté, nous avons dû repenser le design thinking… à distance ! Et ça nous a, disons... donné quelques sueurs froides.

J-10 : Nos appréhensions sur le design thinking en visio

Aussi confiantes que Jean-Claude Dusse pour conclure, Coralie et moi avons entamé l’organisation des ateliers de design thinking en listant nos craintes respectives liées à la visio-conférence :

  • la connexion internet : le B-A-BA du télétravail ! À cela près que nous n’avions pas anticipé qu’une pandémie mondiale nous obligerait à travailler de chez soi et donc à s’équiper d’une connexion aux petits oignons. Et, en attendant, les bugs de connexion pour une formation basée essentiellement sur les échanges, ça craint. N’EST-CE PAS ?!

  • la fluidité des échanges : en début d’atelier, on a l’habitude d’instaurer un petit geste manuel 🙆 pour indiquer aux participant.e.s lorsqu’ils doivent mettre en pause leur conversation et écouter les consignes. Mais en visio-conférence, on a beau agiter nos mains telle la reine d'Angleterre à l’écran : au mieux personne ne le remarque, au pire vous perdez toute street credibility. De quoi vous donner envie de chercher une autre astuce pour réguler la parole !

reine-angleterre.gif

  • les outils : avec Coralie on est plutôt team post it et paperboards pour afficher aux murs toutes les réflexions qui nous mènent à la solution. En visio, adieu nos post it chéris et bonjour aux outils en ligne adaptés à la collaboration.

  • la fatigue : en plus de l’épuisement des écrans, le risque majeur des événements en ligne est lié à la tentation du web. Il est en effet très facile de décrocher à un moment de la journée, puis de consulter ses mails, ses réseaux sociaux, … Il faut donc continuellement intéresser l’équipe, la raccrocher au wagon si nécessaire et lui transmettre une montagne de motivation !

J-5 : Plan de bataille pour aborder ces ateliers en toute sérénité !

À une poignée de jours de nos premiers ateliers de design thinking en ligne, Coralie et moi nous sommes inscrites à des workshop et meet up numériques.

Et vous allez très vite comprendre son utilité ! L’objectif derrière ces inscriptions était pour nous d’endosser le rôle de participant.e.s, de ressentir les hausses et les baisses de motivation, de les identifier et de les comprendre pour y remédier dans nos rôles de facilitatrices.

Que ce soit pour le design thinking ou pour un tout autre sujet, je vous conseille vraiment d’aller voir ce qui se fait ailleurs en ciblant une problématique sur laquelle vous avez envie de travailler. Dans notre cas, nous avons étudié la facilitation en ligne et la prise de parole, et cela nous a été très utile pour :

  • prendre du recul sur notre propre rôle de facilitateur.trice
  • nous comparer et nous inspirer des orateurs.trices rencontré.e.s
  • noter les imperfections que l’on remarque chez les autres pour les gommer chez soi !

Voici une liste (non exhaustive) de ce que nous avons appris pour préparer au mieux des ateliers de co-création en ligne !

Envoyer un mail collectif pour informer et rassurer les participant.e.s

Quelques jours avant le début des ateliers, on vous conseille d’envoyer un email aux participant.e.s pour permettre à chacun.e d’aborder le design thinking avec sérénité et enthousiasme.

Dans ce mail, on rappelle :

  • le jour, l’heure et le(s) lien(s) de visio conférence
  • l’objectif des ateliers
  • le matériel nécessaire à la journée et les outils / logiciels à télécharger au besoin. N’oubliez pas les feuilles et les feutres, ça peut s’avérer utile pour relancer la motivation !

mail-preparatoire-design-thinking.jpg

Et on explique :

  • comment prendre en main les outils de collaboration à travers un petit tuto préparatoire ! Cela vous évitera de perdre du temps le jour J et de décourager les équipes
  • les règles du design thinking et les bénéfices de la méthode pour avoir des personnes motivées le jour J

Et bien sûr, comme vous avez hâte de travailler avec votre client, dites-lui ! L’enthousiasme est communicatif :-)

Faire mémoriser les règles du design thinking

Une des forces du design thinking est de réunir des profils pluri-disciplinaires qui n’ont pas l’habitude de co-créer, pour les faire réfléchir et travailler ensemble sur le projet. Mais quand on n’a pas l’habitude de collaborer avec des personnes, il y a des automatismes qui restent, entre autre, à cause du statut hiérarchique qui leur incombe ou des personnalités de chacun.e !

Par exemple, certain.e.s ont du mal à sortir de leur rôle de leader.euse tandis que d’autres ne valorisent pas suffisamment leurs propres idées, certains ont peur de prendre la parole ou encore d’autres ont des difficultés à ne pas être dans la contestation.

Un joli petit plat de spaghettis qu’il faut réussir à démêler en transmettant et en expliquant en amont les règles pour éviter de faire du sur place durant les ateliers !

Regle-design-thinking-6

Illustration de la règle : “Pas de bonne ou de mauvaise réponse”

Une des règles les plus difficiles auxquelles se prêter est d’accepter le fait que son idée soit jetable et remise en question ! De fait, il faut accepter les propositions des autres participant.e.s et imaginer des solutions à partir des idées des autres. C’est un exercice périlleux où notre égo revient parfois au galop ! :-)

Plus que des mots, je vous conseille d’illustrer ces règles à travers des petits exercices ludiques pour faciliter leur mémorisation ! Cela peut être :

  • des ateliers où l’échange doit être construit uniquement à partir de l’idée de l’autre “Oui ET” ;

  • des jeux de rôle pour illustrer la règle “Ne jugez pas les autres” où l’on apprend à formuler son avis avec respect et bienveillance ;

Regles-design-thinking-5.jpg

  • des exercices où l’on dispose d’un temps très court pour dessiner un maximum d’idées pour faire comprendre aux participant.e.s qu’on ne cherche à favoriser ni la qualité ni les détails dans la première étape du programme mais simplement l’émulsion d’idées, la quantité.

Et surtout, amusez-vous !

Vérifier que les outils soient suffisamment performants

Pour éviter des problèmes de compréhension et de rapidité, pensez à demander à chacun.e de vérifier la vitesse de sa connexion en amont des ateliers via l’outil https://www.speedtest.net/. En dessous de 1 Mbps dans les deux sens de la ligne passante, c’est franchement pas jojo ! Il vous faudra trouver un autre lieu pour participer aux ateliers à distance.

outil-speed-test.jpg

En amont, vous pouvez aussi organiser une rencontre en visio avec tous les participant.e.s : cela demande (un petit peu) plus de temps, mais vous assurera une bonne fluidité dans les échanges !

Alléger les journées de design thinking à distance

Lorsqu’on organise des ateliers de design thinking ou des design sprint, les journées sont souvent très intenses et on ressort lessivé.e.s ! Pour ne pas mettre l’équipe sur les rotules avec la visio (qui est très énergivore), nous avons pris la décision d’alléger les journées et de ne fonctionner que sur des matinées ou des après-midis d’ateliers.

Cela nécessite de mobiliser son équipe sur plus longtemps, mais cela garantit la créativité et la motivation des participant.e.s !

Jour J : Nos outils en ligne pour des ateliers réussis

Meet : notre outil de visio-conférence

Meet est un outil de visio-conférence professionnel et gratuit (à condition d’avoir un compte Google ou une adresse gmail).

Nous l’avons choisi pour plusieurs raisons :

  • les participant.e.s n’ont pas de logiciel à télécharger et peuvent s’y connecter en ligne
  • l’interface est légère, rapide et intuitive
  • il est possible d’intégrer le lien de la réunion à une invitation Google Agenda
  • on peut facilement créer des salles de visio séparées lorsqu’on passe à des travaux en petits groupes puis revenir à la salle principale pour débriefer
  • la mise en page est très simple lorsqu’on souhaite voir les participant.e.s sous forme de mosaïque, partager notre écran, etc.

Un outil pratique pour communiquer et travailler ensemble !

Mural : notre outil chouchou pour collaborer à distance

Coralie et moi avions découvert Mural lorsque nous avons suivi la formation design sprint au Laptop. À l’époque, on ne s’en servait que pour certains ateliers comme le benchmark en allant piocher des idées sur la toile et en les regroupant sur un grand tableau blanc collaboratif comme ici :

benchmark-design-sprint-mural.jpg

Dans les grandes lignes, on adore Mural pour :

  • la facilité de prise en main de l’outil qui n’exclut pas les participant.e.s moins à l’aise avec le numérique ;

  • les possibilités de création de l’outil : en partant d’une page blanche, c’est très simple de créer son atelier, d’ajouter des photos, des textes, des post it, des formes, des icônes ;

  • l’outil est ludique et permet à tou.te.s d’être actif.ve sur le projet ! Combiné à des ateliers plus fun papier / crayons en visio et le dynamisme du groupe reste intact !

  • le mode “facilitateur” pour fixer des éléments, ajouter du temps qui défile sur une planche de travail, distribuer des votes aux participants sous la forme de clics, ... et j’en passe ! Mural est très complet et suffisamment riche pour ne pas avoir à cumuler plusieurs outils en même temps.

  • le catalogue de frameworks mis à votre disposition : vous pouvez utiliser Mural en partant d’une page blanche mais l’équipe a également prévu tout un tas de planche à réutiliser (Canvas, SWOT, roadmap, storyboard, carte d’empathie, matrices, méthodes agiles, …) !

mural-templates-design-thinking.jpg

L’outil est payant mais vous pouvez tester l’outil gratuitement pendant 30 jours avant de vous décider si Mural correspond bien à tous vos besoins.

J+10 : Des client.e.s satisfait.e.s et une équipe rassurée !

Si je devais résumer, je dirais que la bonne recette pour des ateliers de design thinking à distance c’est : des outils numériques performants + de la pédagogie sur la prise en main des outils + des journées allégées + mais surtout de l’ENVIE aussi bien chez les facilitateurs.trices que chez les participant.e.s !

Je finis cet article avec le commentaire d’Aurélien Grocq, Responsable commercial de la société LM Ingénierie Audiovisuel pour qui nous avons organisé et animé des ateliers de co-création :

"Nous avons fait appel à Troopers pour une modernisation de notre site Web au premier trimestre 2020. Les ateliers de design-thinking étaient prévus fin mars/début avril, en présentiel… et nous les avions très vite mis en suspens, au moment du confinement. Nous avons finalement pris la décision avec l’équipe Troopers de tenter le distanciel, sur deux demi-journées en avril. Une fois passé la prise en main des outils, et la déclinaison du fonctionnement en groupe/sous-groupe, le format a vraiment bien fonctionné, malgré le peu d’habitude, de notre côté, de ce fonctionnement. La bonne humeur et le partage avec les facilitateurs/trices y participe beaucoup, et ces ateliers nous ont permis, d’une part, de bien cadrer notre projet, mais aussi et surtout de « respirer », de concevoir « différemment » dans un contexte de travail à domicile forcé un peu routinier. Aucun regret !”

Merci à tou.te.s pour votre lecture et si jamais vous avez des astuces à nous partager, on est très preneurs.euses !